9.1 Innledning
Universell utforming gjelder mange områder der offentlige anskaffelser spiller en sentral rolle i markedet. Ved anskaffelse av for eksempel offentlig transport og infrastruktur knyttet til denne er det viktig å planlegge i forhold til hele reisekjeden, fra planlegging av turen til ankomst og tilbake til utgangspunktet. Dette omfatter – foruten tilgangen til selve transportmidlet – tilgjengelig informasjon på operatørselskapenes hjemmesider, på tilgjengelige terminaler, at det skal gis sanntidsinformasjon om kjøretøyet befinner seg underveis på turen og annet.
9.2 Hvordan stille krav om universell utforming i anskaffelsesprosesser?
Prosessen rundt offentlige anskaffelser består av flere faser: planlegging, spesifikasjoner, markedssøk, kunngjøring, evaluering av tilbud, forhandlinger, kontraktsinngåelse og oppfølging[i]. I alle disse fasene er det viktig å være bevisst på inkluderingen av prinsippet om universell utforming i arbeidet med å utforme og evaluere kriteriene for tildeling av kontrakt, selv om dagens lovverk kun nevner planleggingsfasen. Prosessen rundt offentlige anskaffelser kan illustreres som følger:
Vi skal i det følgende beskrive hvordan universell utforming kan inkluderes i anbudsrunder, utlysninger, kontrakter og evaluering.
9.3 Planlegging av anskaffelser
Som loven (se Vedlegg 1 Lov om offentlige anskaffelser [anskaffelsesloven]) påpeker, er planleggingsfasen særlig viktig. For det første må innkjøper fastsette overordnete mål som en basis for konkrete og operative målsettinger forut for anskaffelsene. Det er i tillegg nødvendig å ha god kjennskap til befolkningen som vil bli berørt av anskaffelsen og på hvilken måte. På den annen side skal man heller ikke overdrive vektleggingen av antall brukere. Det viktige er at man beregner om det oppnås universell utforming ved anskaffelsen eller avdekke hvorvidt anskaffelsen kan ha eventuelle diskriminerende effekter. Innkjøpere bør utvikle en metodikk for å sikre at det tas hensyn til ulike grupper av befolkningen, og det kan være hensiktsmessig å foreta en konsekvensutredning når det gjelder universell utforming. Endelig bør man sikre brukermedvirkning fra de forskjellige gruppene som berøres av anskaffelsen.
Dagens regelverk stiller krav om at oppdragsgiver under planlegging av anskaffelser skal ta hensyn til henholdsvis livssykluskostnader, miljømessige konsekvenser og universell utforming av det produktet eller den tjenesten som skal anskaffes. Dette er bl.a. tolket slik at:
- Oppdragsgiver skal tilrettelegge anskaffelsen slik at den kan benyttes av flest mulige.
- Bygninger som oppføres, skal bl.a. tilrettelegges slik at også blinde og andre funksjonshemmede kan benytte dem.
- Kartleggingsfasen er viktig for at prinsippet om universell utforming skal komme klart frem og utfordrer innkjøper til klart å spesifisere hva som skal defineres som «universell utforming» med klare kriterier.
9.4 Kravspesifikasjoner bygget på kartlegging
Innkjøper må være klar på hvilke krav som skal stilles til leverandørene i den tekniske spesifikasjonen i anbudet.
- Det skal spesifiseres hvilke kriterier kontrakten skal tildeles etter, for eksempel vektlegging av universell utforming i forhold til andre kriterier.
- Det må spesifiseres hvilke vilkår som skal gjelde ved gjennomføringen av kontrakten, f.eks. ved at det fastsettes i kontrakten at leverandøren skal ha en nærmere angitt profil mht. universell utforming, inkluderende arbeidsliv og lignende.
Basert på erfaringene fra dagens regelverk, er det et behov for at man krever eller anbefaler bevissthet om krav til universell utforming i flere faser av prosessene rundt offentlige anskaffelser. Det bør henvises til standarder der disse finnes.
Planleggingsfasen er spesielt beskrevet her, men de etterfølgende fasene kan også være aktuelle for å stille krav om universell utforming.
9.5 Klare spesifikasjoner
Det må klart gå frem av spesifikasjonen hva en ønsker å oppnå ved anskaffelsen og hva universell utforming i den enkelte anskaffelsen innebærer. Det vil være nyttig å bruke veiledninger og sjekklister for universell utforming, som dekker de enkelte områder.
9.6 Markedssøk
Ved søk i markedet er det viktig å være tydelig overfor potensielle leverandører at man ønsker varer og tjenester som kan benyttes av alle i henhold til prinsippet om universell utforming. Formålet ved å undersøke markedet er å få oversikt over konkurransesituasjonen på potensielle markeder og på kostnader. For eksempel er det viktig å få oversikt over ny teknologi på området som er tilgjengelig, nye metoder og liknende. Det er viktig å undersøke om markedet kan levere de produkter og tjenester som gir løsninger som er gode nok for brukergruppene. I forbindelse med slike undersøkelser kan det være nyttig å kontrollere aktørenes profil når det gjelder universell utforming, noe man kan finne på internett, i andre nettverk, undersøkelse av EU markedet osv. Det er viktig å verifisere at leverandør har faktisk kompetanse i universell utforming.
9.7 Forespørsel og kunngjøring
Det er viktig med klare formuleringer i kunngjøring av offentlige anskaffelser, som er et av de viktigste virkemidler for å sikre forutsigbarhet og likebehandling av leverandørene. Alle leverandører har tilgang til kunngjøringsdatabasen Doffin (Database for Offentlige Innkjøp).
Tekniske spesifikasjoner må definere klart hvilke kriterier for universell utforming som vil bli brukt for varer og tjenester som etterspørres. Der det finnes krav om universell utforming i eksisterende lovgivning, for eksempel i forskrift om universell utforming av IKT, bør det refereres til disse kravene. Det kan også vises til krav om vektlegging av universell utforming i lov om offentlige anskaffelser og refereres til gjeldende standarder (se vedlegg for oversikt over eksisterende standarder) eller tilsvarende krav i andre spesifikasjoner.
9.8 Evaluering av tilbud
Det skal undersøkes om leverandørene oppfyller formelle krav, og om det er eventuelle andre grunner til å vurdere avvisning av leverandør eller tilbudet. Videre skal det også vurderes om leverandørene har de kvalifikasjoner som er stilt i anbudet.
Når det gjelder selve tilbudet er det viktig at leverandørenes vektlegging av universell utforming måles mot kriteriene i teknisk vedlegg i anbudsrunden. Dette kontrolleres gjennom å vurdere om det er levert inn tilstrekkelig dokumentasjon og at man rangerer tilbudene ut fra tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget, i denne sammenheng universell utforming.
Spørsmål som kan stilles er: På hvilken måte blir ulike brukergrupper tilgodesett, hvilke hindringer kan forutses og på hvilken måte oppfyller leverandørenes tilbud kravene til tilgjengelighet for alle?
9.9 Forhandlinger
Ved eventuelle forhandlinger mellom bestiller og leverandør må det avtales hvordan krav om universell utforming skal oppfylles på en slik måte at partene har en felles forståelse for dette. Man kan gå inn for en utdyping av denne forståelsen i forhandlingene.
9.10 Inngåelse av kontrakt
I kontrakter bør det gå klart frem hvilke kriterier for universell utforming som skal oppfylles og på hvilken måte, for å unngå uenighet om dette senere. Dette skal meddeles med begrunnelse til leverandørene, og man må foreta en eventuell ny vurdering dersom det reises klage over vedtaket.
9.11 Oppfølging
Dersom det er stilt krav om universell utforming i en kontrakt, må det kontrolleres at kravene er innarbeidet i løsningen. Sjekklister og standarder for universell utforming på ulike områder kan med fordel benyttes.
I en slik evaluering er det også relevant å vurdere om de tidligere nevnte strategiske vurderingene sikret tilstrekkelig konkurranse, og tilbudene var gode nok og spesielt om det var de riktige krav og tildelingskriterier som ble stillet, og om vektingen var riktig. Vurdering av brukermedvirkning, i henhold for eksempel til NS 11040:2012, kan også gjøres. Videre kan man vurdere om anskaffelsen var tilstrekkelig understøttet av nedfelte prosedyrer, og om disse ble fulgt.
[i] Se for eksempel Veileder for offentlige anskaffelser (2013): https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/fad/vedlegg/konkurransepolitikk/anskaffelsesveilderer_2013.pdf